Verstuur je een belangrijke e-mail en blijf je maar wachten op een reactie die nooit komt? Het probleem ligt misschien niet aan de inhoud, maar aan de laatste paar regels. Onderzoek toont aan dat juist het einde van een e-mail bepaalt of de ontvanger überhaupt reageert. Slechts een paar woorden kunnen de kans op een antwoord met tientallen procenten vergroten. Toch kiezen de meeste mensen nog steeds voor veilige, maar ineffectieve formules.
Eén kleine aanpassing die je respons dramatisch verhoogt
Boomerang, een populair e-mailmanagementtool, analyseerde meer dan 350.000 e-mailthreads om te bepalen welke afsluitingen het meest waarschijnlijk tot een reactie leiden. De resultaten zijn duidelijk: dankbetuigingen hebben de grootste impact.
Klassiekers als ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’ stonden niet bovenaan de lijst. Vergelijkbare conclusies werden eerder al gedeeld door zakelijke media. Het uiten van dankbaarheid in een e-mail beïnvloedt het gedrag van de ontvanger echt.
De gemiddelde basis-responsgraad ligt rond de 47,5%. Echter, een correct gekozen afsluiting kan dit aantal met wel tien procentpunten verhogen. In de zakenwereld, bij wervingsprocessen of in klantcommunicatie kan dit een cruciaal verschil maken.
Drie zinnen die werken als een charme
Als je streeft naar meer reacties, loont het de moeite om voor deze formuleringen te kiezen:
- “Alvast bedankt.” – circa 65,7% antwoorden.
- “Dankjewel.” – circa 63,0% antwoorden.
- “Dank u wel, meneer/mevrouw.” – circa 57,9% antwoorden.
Zonder enige afsluiting of met een neutrale formulering is de responscijfer aanzienlijk lager. Het verschil is niet alleen merkbaar, maar ook meetbaar.
Waarom een simpele ‘dank je wel’ sterker is dan formaliteit
Het psychologische mechanisme is simpel. Het uiten van dankbaarheid creëert een gevoel van verplichting en waardering. Als iemand van tevoren voor hulp wordt bedankt, wordt het moeilijker om het verzoek te negeren. Het is een subtiele, maar effectieve sociale druk.
Hoe professioneel te blijven zonder fouten te maken
Niet elke situatie laat informele taal toe. Voor een eerste zakelijk contact of officiële wervingscorrespondentie is het nog steeds verstandig om te kiezen voor een formelere afsluiting. ‘Met vriendelijke groet’ blijft een veilige keuze, vooral bij het schrijven aan een onbekende.
Arbeidsmarkt-experts benadrukken dat afkortingen zoals ‘Mvg.’ in zakelijke communicatie onprofessioneel overkomen en kunnen duiden op haast of nalatigheid. Het is ook belangrijk om technische regels te volgen. Na de aanhef is geen komma nodig. De naam en achternaam horen op een aparte regel, na de afsluitende zin. Vermijd verouderde gezegden die tegenwoordig kunstmatig en archaïsch klinken.
Heb jij nog gouden tips om je e-mails effectiever te maken? Deel ze hieronder!